PDGT DİYAGRAMI

Ekibin temel oyuncularının katıldığı bir toplantıda ekibin bütün iş yükünün bir hedefler dizisine nasıl ayrıştırılacağı ve herkesin sürece katılmasının nasıl sağlanacağını tartışılır. Toplantının sonunda her hedef için kaba bir çizelge çıkarılması gerekir. Daha sonra bunu karmaşık diyagramlara dönüştürebilirsiniz. Aşağıdaki soruları yanıtlayarak gündemi ve kimlerin katılması gerektiğini kararlaştırın:

* Hangi bilgilere ihtiyacınız var?

* Hangi bilgileri kendiniz sağlayabilirsiniz?

* Hangi bilgileri başkalarından sağlayacaksınız?

* Kim girdi sağlayabilir?

* Toplantıya kimler katılacak?

Herkese şu soruları düşünmesi için zaman tanımak amacıyla toplantıyı yeterince ileri bir tarihe koyun:

* Ekibin tanımlanmış hedefleri nelerdir?

* Her bir hedefin ana faaliyetleri nelerdir?

* Faaliyetlerin temel olayları nelerdir ve analiz ne kadar ayrıntılı olmalıdır?

* Her faaliyetin başlama ve bitiş tarihi nedir?

* Her faaliyetin sorumlusu kim olacak?

* Her faaliyetin kaynak ihtiyaçları nedir?

* Faaliyet ve etkinlikler nasıl sıralanıyor?

Toplantı hedeflerini ve herkesten ne istediğinizi açıklayarak toplantıyı açın. Ayrıca ekibe yüklenen talepleri ve zorunlulukları da belirtin. Her hedefi ya da projeyi tek tek ele alın, her ana görevi faaliyetlere ayrıştırın.

Hangi faaliyetlerin yürütüleceğini belirlemenin yanı sıra ekip şunları da yapmalıdır:

* Faaliyetleri öncelik sırasına koymak.

* Her faaliyetin neden yapılması gerektiğini yanıtlamak.

* Her faaliyet için gerekli kaynakları belirlemek.

* Mevcut ve ihtiyaç duyulan kaynakları belirlemek.

* Sorumluluk vermek.

* Her faaliyetin nerede yürütüleceğini saptamak.

* Her faaliyetin nasıl yürütüleceğini planlamaya başlamak.

Sağlıklı Çatışma, Yıkıcı Rekabet

Sağlıklı çatışma -hergünkü karşı çıkışlarınız- yaratıcılık üretir. Ekip içinde rekabet ise ekibi acze düşürür.

Ekip içinde işbirliğini, öteki gruplarla ise akılcı rekabeti teşvik edin. Ekipteki insanlar birbirlerinin çabalarını desteklemeli, birbirlerine yardımcı olmalı ve teşvik etmelidir. Bireyler standartlara karşı kendileriyle yarışıyor ve bir iç rekabet içinde olmaları gerekiyorsa, bırakın diğer ekiplerdeki inanlarla dostça yarışsınlar.

Görev-ağırlıklı bir grup süreç faktörlerini küçümseyerek ya da ihmal ederek kendi misyonunu üzerinde yoğunlaşır. Üyeler nüfuz, ödül ve itibar için birbirleriyle yarışırlar. Bu durum, görevle ilgili faaliyetleri engelleyen, dahası grup üyelerini hayal kırıklığına uğratan öfke, gücenme ve moral bozukluğu doğurur.

Süreç-ağırlıklı bir grup ise sağlıklı çatışmayı bastırarak ve anlaşmazlıkları çözme yerine üstlerini örterek, kişiler-arası ilişkilere vurgu yapar. Ekip, amaçlarını gerçekleştirmekte zorluklarla karşılaşır; fakat çoğu grup üyesi, kendilerini ekip için önemli, birbirlerine bağlı ve ilgili hissettiklerinden dolayı başarılı olduğunu sanır. Oysa görev yönetimli grup üyeleri hayal kırıklığına uğrayıp gücenebilirler.

Başka insanların ne istediğine bakmaksızın kendi bildiğini okumak. İnsanları kontrol etmek için onlara kendi başlarına yerine getiremeyecekleri görevler verilebilir. Bu durumda diğer insanların girdisine bağımlı olacak ve yaptıklarına karşılık onları tanımak zorunda kalacaklardır. Bir başka seçenek, liderin insanları görevin başarıyla yapılmasına yönlendirebileceği bir konuma yerleştirmesidir. Bu durumda lider, onlara kontrolün asıl hedefi olanın ya da tepkisiz davranışın ne demek olduğunu anlamalarına yardımcı olabilir.

Geri çekilen ekip üyeleri kontrol dışı tepkisiz insanları yansıtır. Bazı insanlar grup içinde tümüyle utangaç davranırlar ve kabuklarından çıkarılmaları gerekir. Pasif davranış bozan başarı ya da katkılarından dolayı takdir edilmemekten kaynaklanabilir. Her durumda, kişinin ve grubun ihtiyaçlarını karşılayan olumlu destek pasifliği sona erdirecektir.

Kimileri grubun görev faaliyetleriyle bağlantıyı yitirdiği ya da olan biteni anlamadığı aman kendini kontrol dışı ama tepkili gördüğü için reddedilme korkusuyla aşırı derecede samimi ve dostça davranabilir. Kadın ya da erkek bu kişinin biraz daha ek yönlendiriciliğe ve yol göstericiliğe, belki de işle ilgili görevlerine ek olarak toplumsal bir faaliyet konusunda sorumluluğu ihtiyacı vardır. Bu, söz konusu kişiye toplumsal ihtiyaçları gidermesi için bir çıkış yolu sağlayabilir. Bununla birlikte, ancak iş ile ilgili görevler yerine getiriliyorsa toplumsal görev üstlenmesi için olumlu destek sağlayın.

Ekip liderleri böylesi davranışların çoğunu kontrol edebilir; ama kontrol-dışı davranışı genellikle nörotik bir hal alan aşırı derece zor insanlar daha büyük bir tehlike oluşturur. Bunların kendi üzerlerinde kontrolleri yoktur ve grubu zorla rahatsız ederler. Durmadan sağlıksız davranışları gösteren ama başka yönlerden değerli bir kişiyle karşılaştığınızda, sadece iş ile ilgili konulara değinin ve kişi ya da grubun çalışmasını engellemediği sürece kişisel alışkanlıklara ilişkin çatışmalardan kaçının. Olmazsa Personel Bölümü´nden yardım isteyin. Her şeyden önce, “Sen alkoliksin” ya da “Sen delisin” gibi suçlamalar yapmayın. Böylesi ifadeler mahkemelerde sizi zor duruma sokar.